Wann PDF-Rechnungen noch zulässig sind, worauf es bei der Rechnungsprüfung ankommt und wie Unternehmen fehlerhafte Rechnungen berichtigen lassen.
Stand: 30. September 2026
Die E-Rechnung verändert nicht nur die Rechnungsstellung, sondern auch die Abläufe beim Rechnungseingang. Für Unternehmer stellt sich deshalb eine praktische Frage: Welche Rechnungen kann die Buchhaltung ohne Weiteres verarbeiten, und wann muss beim Lieferanten nachgefasst werden?
Dabei ist eine wichtige Unterscheidung zu beachten: Ein falsches Rechnungsformat führt nicht automatisch zum Verlust des Vorsteuerabzugs. Eine technisch einwandfreie E-Rechnung gewährleistet umgekehrt noch nicht, dass die ausgewiesene Umsatzsteuer tatsächlich abgezogen werden darf. Maßgeblich sind der konkrete Fehler und die Frage, ob sich die Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachweisen lassen. Die Finanzverwaltung unterscheidet deshalb zwischen den Anforderungen an die Rechnung und dem Nachweis des zugrunde liegenden Leistungsbezugs.
Für Unternehmen empfiehlt es sich, den Rechnungseingang vor dem Jahreswechsel entsprechend zu organisieren. Der folgende Beitrag erläutert die wesentlichen Fehlerfälle bei Lieferantenrechnungen mit gesondertem deutschen Umsatzsteuerausweis und zeigt, wie sich unnötige Rückfragen und steuerliche Nachteile vermeiden lassen.
Was sich 2027 für Ihren Rechnungseingang ändert
Für bestimmte Umsätze zwischen inländischen Unternehmen ist die E-Rechnung bereits seit 2025 gesetzlich vorgesehen. Bis Ende 2026 dürfen Rechnungsaussteller jedoch noch eine allgemeine Übergangsregelung nutzen. Ab 2027 kommt es bei gewöhnlichen Lieferantenrechnungen darauf an, welchen Gesamtumsatz der Rechnungsaussteller im Vorjahr erzielt hat. Übersteigt sein Gesamtumsatz 2026 die Grenze von 800.000 Euro, muss er für die erfassten Umsätze 2027 grundsätzlich E-Rechnungen ausstellen. Besondere Ausnahmen bleiben bestehen.
Liegt der maßgebliche Gesamtumsatz dagegen bei höchstens 800.000 Euro, können für 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin Papier- oder gewöhnliche PDF-Rechnungen verwendet werden, sofern sie bis Ende 2027 übermittelt werden. Bei einer PDF-Rechnung ist die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Für bestimmte elektronische Datenaustauschverfahren, sogenannte EDI-Verfahren, besteht eine gesonderte Übergangsregelung.
Für Ihren Rechnungseingang ist damit grundsätzlich der Umsatz des Lieferanten entscheidend, nicht der Umsatz Ihres eigenen Unternehmens. Auch kleinere Betriebe müssen folglich damit rechnen, von ihren Lieferanten verpflichtend E-Rechnungen zu erhalten. Die Möglichkeit, solche Rechnungen entgegenzunehmen, muss grundsätzlich bereits seit 2025 bestehen.
Allerdings wird nicht jede Papier- oder PDF-Rechnung unzulässig. Für Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto, bestimmte Fahrausweise und Rechnungen von Kleinunternehmern gelten Ausnahmen. Bei nach § 19 UStG steuerfreien Kleinunternehmerleistungen entsteht regelmäßig ohnehin kein Vorsteuerabzug. Eine pauschale Zurückweisung aller herkömmlichen Rechnungen wäre deshalb nicht sachgerecht.
Welche Rechnungsfehler Unternehmen erkennen sollten
Der Lieferant schickt eine PDF, obwohl er eine E-Rechnung ausstellen müsste
Eine gewöhnliche PDF-Datei ist keine E-Rechnung im gesetzlichen Sinne. Daran ändert sich auch nichts, wenn sie per E-Mail eingeht oder durch eine Software automatisch ausgelesen wird. Entscheidend ist, dass die Rechnung selbst die vorgeschriebenen strukturierten Daten enthält und elektronisch verarbeitet werden kann.
Verwendet ein Lieferant trotz bestehender E-Rechnungspflicht weiterhin eine gewöhnliche PDF, entspricht die Rechnung nicht der vorgeschriebenen Form. Daraus folgt jedoch nicht zwingend, dass Ihr Unternehmen die Vorsteuer verliert. Nach der Verwaltungsauffassung kann eine inhaltlich richtige und vollständige sonstige Rechnung regelmäßig ausreichen, um die tatsächlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs nachzuweisen. Die Pflicht des Lieferanten, eine ordnungsgemäße E-Rechnung auszustellen, bleibt davon unberührt.
Für die Bearbeitung empfiehlt sich deshalb ein abgestuftes Vorgehen. Zunächst sollte geklärt werden, ob der Lieferant eine Übergangsregelung oder Ausnahme nutzen darf. Ist das nicht der Fall, sollte die Rechnung im richtigen Format angefordert werden. Parallel dazu kann die Buchhaltung beurteilen, ob der Vorsteuerabzug bereits anhand der vorhandenen Unterlagen möglich ist. So wird der Formatverstoß nicht ignoriert, ohne vorschnell auf einen steuerlich zulässigen Abzug zu verzichten.
Die Leistungsbeschreibung steht nur in einer Anlage
Bei einer E-Rechnung müssen die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben grundsätzlich im strukturierten Teil enthalten sein. Ein bloßer Verweis auf eine beigefügte PDF ersetzt eine dort fehlende Leistungsbeschreibung nicht. Ergänzende Anlagen sind dagegen zulässig, wenn sich die abgerechnete Leistung bereits aus den strukturierten Angaben ausreichend erkennen lässt.
Das lässt sich an einer Dienstleistungsrechnung verdeutlichen. Enthält der strukturierte Rechnungsteil lediglich die Angabe „Leistungen gemäß Anlage“, während erst die PDF-Anlage erkennen lässt, welche Arbeiten ausgeführt wurden, sollte eine Ergänzung angefordert werden. Ist die Leistung dagegen schon in der E-Rechnung nachvollziehbar beschrieben und erläutert ein beigefügter Stundennachweis nur weitere Einzelheiten, erfüllt die Anlage eine andere Funktion.
Für die Prüfung kommt es somit nicht darauf an, ob überhaupt eine Anlage beigefügt ist. Entscheidend ist, ob sie notwendige Rechnungsangaben ersetzt oder lediglich ergänzt. Bei Endrechnungen bestehen zudem besondere Erleichterungen: Die Absetzung bereits vereinnahmter Teilentgelte darf unter den vom BMF beschriebenen Voraussetzungen in einer ausdrücklich bezeichneten unstrukturierten Anlage erfolgen. Diese Möglichkeit besteht nach den BMF-FAQ auch über 2027 hinaus.
Das Format stimmt, aber der Rechnungsinhalt ist falsch
Die E-Rechnung ändert nichts daran, dass eine Rechnung die Beteiligten und den abgerechneten Geschäftsvorfall zutreffend wiedergeben muss. Zu den wesentlichen Angaben gehören insbesondere der Leistungsempfänger, Art und Umfang der Leistung, der Leistungszeitpunkt sowie Entgelt und Umsatzsteuer. Fehler in diesen Angaben werden nicht dadurch unbeachtlich, dass die Datei technisch korrekt aufgebaut ist.
Besondere Aufmerksamkeit verdient die Zuordnung zum richtigen Unternehmen. Wird eine Leistung für eine operative GmbH bezogen, die Rechnung aber auf eine andere Gesellschaft ausgestellt, sollte die Buchhaltung den Vorgang klären und erforderlichenfalls eine Berichtigung anfordern. Eine gemeinsame Geschäftsanschrift oder dieselbe Geschäftsführung genügt für sich genommen nicht, um beide Gesellschaften als denselben Leistungsempfänger zu behandeln. Davon zu unterscheiden sind bloße Schreibfehler: Bleibt der tatsächliche Empfänger eindeutig erkennbar, ist nicht jede Ungenauigkeit schädlich.
Auch eine unklare Leistungsbeschreibung oder ein fehlender Leistungszeitpunkt kann die steuerliche Prüfung erschweren. Die Buchhaltung sollte aus der Rechnung erkennen können, was für das Unternehmen erbracht wurde und welchem Zeitraum die Leistung zuzuordnen ist. Dabei darf sie allerdings keine strengeren Anforderungen stellen als das Gesetz. Als Leistungszeitpunkt kann beispielsweise grundsätzlich der Kalendermonat angegeben werden; ein genauer Tag ist nicht immer erforderlich.
Weitergehende Folgen hat ein unzutreffender Umsatzsteuerausweis. Abziehbar ist grundsätzlich nur die für den Umsatz gesetzlich geschuldete Steuer. Berechnet der Lieferant einen zu hohen Steuerbetrag, berechtigt die Rechnung nicht zum Abzug des überhöhten Teils. Ebenso wenig kann eine formal vollständige Rechnung eine tatsächlich nicht ausgeführte Leistung ersetzen. Hier fehlt es nicht lediglich an einer Rechnungsangabe, sondern an einer Voraussetzung des Vorsteuerabzugs selbst.
Die sichtbare Rechnung widerspricht den strukturierten Daten
Bei einer hybriden E-Rechnung werden eine lesbare Rechnungsansicht und strukturierte Daten in einer Datei verbunden. Stimmen beide Bestandteile nicht überein, sind umsatzsteuerlich die strukturierten Daten maßgeblich. Eine Kontrolle allein anhand der sichtbaren PDF-Darstellung kann deshalb zu kurz greifen.
Steht beispielsweise in der lesbaren Ansicht die richtige GmbH, während im Datensatz eine andere Gesellschaft als Empfänger hinterlegt ist, sollte der Widerspruch beim Lieferanten geklärt werden. Für die betriebliche Prüfung empfiehlt sich eine Darstellung, die unmittelbar aus den strukturierten Rechnungsdaten erzeugt wird. Damit prüfen die zuständigen Mitarbeiter dieselben Angaben, die anschließend elektronisch weiterverarbeitet werden.
Warum eine automatische Rechnungsprüfung nicht ausreicht
Eine technische Validierung kann feststellen, ob eine Datei die Formatvorgaben einhält und ob bestimmte Angaben rechnerisch oder logisch zusammenpassen. Sie ist keine eigenständige Voraussetzung des Vorsteuerabzugs, kann die Rechnungsprüfung aber unterstützen. Nicht jede Fehlermeldung ist dabei steuerlich relevant: Eine fehlende Käuferreferenz kann beispielsweise einen technischen Prüfhinweis auslösen, ohne den Vorsteuerabzug zu beeinträchtigen. Umgekehrt bestätigt ein fehlerfreies Prüfergebnis nicht die sachliche Richtigkeit der Rechnung.
Für die Organisation im Unternehmen bietet sich deshalb eine klare Arbeitsteilung an. Die technische Prüfung sollte in den Rechnungseingang eingebunden werden. Die sachliche Freigabe sollte dagegen bei den Mitarbeitern liegen, die die Bestellung oder Leistung beurteilen können. Steuerliche Zweifelsfragen gehören anschließend in die Buchhaltung beziehungsweise in die Abstimmung mit dem Steuerberater.
So lässt sich vermeiden, dass jede technische Meldung unnötige Rückfragen auslöst oder ein positives Prüfergebnis als Ersatz für die inhaltliche Kontrolle verstanden wird. Entscheidend ist, dass aus einer Meldung eine konkrete Bearbeitung folgt: Entweder wird sie als steuerlich unbeachtlich eingeordnet oder der zugrunde liegende Fehler wird geklärt.
Wie sich fehlerhafte E-Rechnungen berichtigen lassen
Wird ein Fehler festgestellt, sollte die Rückfrage an den Lieferanten möglichst konkret sein. Statt lediglich eine „ordnungsgemäße Rechnung“ anzufordern, ist es zweckmäßiger, die fehlerhafte Angabe zu benennen. Das kann der Leistungsempfänger, eine unzureichende Leistungsbeschreibung oder das vorgeschriebene Rechnungsformat sein.
Eine Berichtigung muss eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezogen sein. Dafür ist nicht in jedem Fall eine vollständige Stornierung mit anschließender Neuausstellung notwendig. Grundsätzlich genügt es, die fehlenden oder unzutreffenden Angaben in einem entsprechend zugeordneten Berichtigungsdokument zu ergänzen beziehungsweise zu korrigieren. Besteht E-Rechnungspflicht, sind auch bei der Berichtigung die vorgeschriebenen Formanforderungen einzuhalten.
Für Ihr Unternehmen ist außerdem wichtig, ob die Berichtigung auf den ursprünglichen Vorsteuerabzug zurückwirkt. Nach der BFH-Rechtsprechung ist eine Rechnung grundsätzlich rückwirkend berichtigungsfähig, wenn sie bereits Angaben zu Rechnungsaussteller, Leistungsempfänger, Leistung, Entgelt und gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer enthält. Diese Angaben dürfen allerdings nicht so unbestimmt oder offensichtlich unzutreffend sein, dass sie fehlenden Angaben gleichstehen.
Eine spätere Korrektur bedeutet daher nicht zwangsläufig, dass die Vorsteuer erst im Monat der Berichtigung berücksichtigt werden darf. Die Buchhaltung sollte prüfen, welcher Voranmeldungszeitraum betroffen ist und ob eine bereits abgegebene Erklärung angepasst werden muss. Bei länger zurückliegenden Vorgängen ist daneben zu klären, ob die betreffende Steuerfestsetzung verfahrensrechtlich noch geändert werden kann. Die Rechnungsberichtigung eröffnet hierfür nicht automatisch eine eigenständige Änderungsmöglichkeit.
Bleibt eine Berichtigung aus, kommt es auf die bereits vorhandenen Nachweise an. Die Finanzverwaltung berücksichtigt unter bestimmten Voraussetzungen auch ergänzende Unterlagen, wenn sich daraus die tatsächlichen Voraussetzungen des Vorsteuerabzugs ergeben. Das kann insbesondere bei formalen Mängeln bedeutsam sein. Für die betriebliche Bearbeitung empfiehlt es sich deshalb, die beanstandete Rechnung mit den zugehörigen Verträgen, Bestellungen oder Leistungsnachweisen zusammenzuführen und die steuerliche Beurteilung zu dokumentieren.
Wie Betrieb und Buchhaltung zusammenarbeiten sollten
Für die Umstellung auf die E-Rechnung ist nicht nur entscheidend, welche Software eingesetzt wird. Ebenso wichtig ist, wer die einzelnen Aufgaben übernimmt. Auch bei einer ausgelagerten Finanzbuchführung sollten Betrieb und Kanzlei ausdrücklich abstimmen, wer Rechnungen entgegennimmt, Leistungen freigibt, Rückfragen an Lieferanten stellt und ausstehende Berichtigungen nachverfolgt.
Der betriebliche Ablauf sollte möglichst ohne unnötige Zwischenschritte auskommen. Rechnungen sollten über einen festgelegten Eingangsweg erfasst und zusammen mit den erforderlichen Unterlagen an die Buchhaltung übergeben werden. Wird eine Rechnung beanstandet, sollte erkennbar bleiben, was ungeklärt ist und wer den Vorgang bearbeitet. Eine später eingehende Berichtigung sollte anschließend mit der ursprünglichen Rechnung verknüpft werden, damit sie nicht versehentlich als zusätzlicher Geschäftsvorfall erfasst wird.
Zur Abstimmung gehört auch die Aufbewahrung. Rechnungen sind umsatzsteuerlich grundsätzlich acht Jahre aufzubewahren; längere Fristen können sich aus anderen Vorschriften ergeben. Bei E-Rechnungen muss zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Ein Ausdruck oder eine bloße Bildschirmansicht ersetzt diese Aufbewahrung nicht.
Unternehmen sollten deshalb klären, welches System die Originaldateien aufbewahrt und wie später auf sie zugegriffen werden kann. Diese Frage sollte nicht offenbleiben, nur weil Rechnungen bereits an den Steuerberater weitergeleitet werden.
Häufige Fragen zur E-Rechnung und zum Vorsteuerabzug
Muss ich den Vorjahresumsatz jedes Lieferanten überprüfen?
Eine allgemeine Verpflichtung, von jedem Lieferanten Umsatzunterlagen anzufordern, sieht die Verwaltungsregelung nicht vor. Für die Übergangsphase berücksichtigt das BMF, ob der Rechnungsempfänger anhand der ihm vorliegenden Informationen davon ausgehen durfte, dass der Aussteller die Übergangsregelung nutzen konnte. Recherchen, die über die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns hinausgehen, werden nicht verlangt. Bei konkreten Zweifeln empfiehlt sich gleichwohl eine dokumentierte Rückfrage, statt die Frage dauerhaft ungeklärt zu lassen.
Darf die Buchhaltung eine fehlerhafte Eingangsrechnung selbst ändern?
Eine eigenmächtige Änderung der erhaltenen Rechnungsdatei ersetzt keine wirksame Berichtigung durch den Rechnungsaussteller. Davon zu unterscheiden sind besondere, zuvor vereinbarte Abrechnungsverfahren, insbesondere die umsatzsteuerliche Gutschrift. Interne Prüf- und Buchungsvermerke können die Bearbeitung erläutern, sollten aber getrennt von der unveränderten Originaldatei geführt werden.
Muss bei einem Skontoabzug eine neue E-Rechnung angefordert werden?
Ein gewöhnlicher Skontoabzug erfordert grundsätzlich keine neue Rechnung. Allerdings muss die Entgeltminderung bei der Umsatzsteuer und beim Vorsteuerabzug berücksichtigt werden. Die Buchhaltung benötigt deshalb eine nachvollziehbare Zuordnung des Zahlungsabzugs zur betreffenden Rechnung.
Fazit: Rechnungsfehler gezielt klären und die laufende Buchhaltung entlasten
Für 2027 empfiehlt sich weder die pauschale Zurückweisung herkömmlicher Rechnungen noch ein ausschließliches Vertrauen auf technische Prüfprogramme. Zweckmäßiger ist ein Ablauf, der zwischen Formatfragen, fehlerhaften Rechnungsangaben und Zweifeln am tatsächlichen Leistungsbezug unterscheidet.
Unternehmer müssen dafür nicht selbst die technischen Einzelheiten der E-Rechnung beherrschen. Sie sollten jedoch sicherstellen, dass Zuständigkeiten festgelegt sind, ungeklärte Rechnungen weiterbearbeitet werden und die Buchhaltung vollständige Unterlagen erhält. So wird die E-Rechnung nicht zu einer zusätzlichen Sonderaufgabe, sondern in die laufenden kaufmännischen Abläufe eingebunden.
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